Koristi fascikle

Raspoređivanje dostavnih obavještenja u fasciklama

Proces elektronske dostave obuhvata uručenje dostavnog obavještenja putem elektronske pošte. Dostavna obavještenja u slučaju učestanih uručenja mogu da otežaju preglednost unutar sandučeta korisnika (eng. e-mail Inbox) - kada se ne koristi namjenski informacioni sistem. Za efikasnije praćenje radnji dostave preporučujemo organizaciju dostavnih obavještenja po fasciklama elektronske pošte. Onda obavještenja lakše pretražujete unutar fascikli po etiketi pošiljke i datumu.

Ukoliko postoji namjenski informacioni sistem na strani korisnika (na primjer: eDMS i sl.) omogućeni su API pozivi za integraciju u cilju automatizovane računarske obrade.

Uručuju se dostavna obavještenja za praćenje pošiljke, za pristiglu pošiljku, zahtjeve za potvrdu prijema i za preuzimanje dostavnice na kraju. Uz svako obavještenje je naznačen ideogram. Pošiljaocu se uručuje dostavno obavještenje sa detaljima za praćenje pošiljke 🏷️ odmah nakon slanja. Primaocu se uručuje dostavno obavještenje o pristigloj pošiljci 📩 u kojem se traži njeno prihvatanje. Primaocu se uručuju zahtjevi za potvrdu prijema 📌 ukoliko je to pošiljalac naznačio prilikom slanja. Na kraju se uručuje dostavno obavještenje o okončanju dostave 📯 sa dostavnicom i primaocu i pošiljaocu.

Postoje četiri grupe mogućih dostavnih obavještenja sa ideogramima 🏷️📩📌📯, koje možemo razdvojiti u zasebne fascikle. U softveru za pregled elektronske pošte (na primjer: Outlook, Thunderbird, Webmail i sl.) možete napraviti fascikle (eng. Folders). U pravilima filtera za preuzimanje elektronske pošte se podešava automatizovano smještanje dostavnih obavještenja u odgovarajuće fascikle - ukoliko su ispunjeni predviđeni kriterijumi za filtriranje po zaglavlju mejla (eng. headers).

Sva pravila filtera treba da sadrže zajednički kriterijum da From zaglavlje sadrži "eDostava". U nastavku su predložene fascikle i dodatni kriterijumi pravila filtera. Uz naziv fascikle je predviđen ideogram iz dostavnog obavještenja i služi da se brže vizuelno uoči fascikla.

• Praćenje 🏷️

  (Subject zaglavlje sadrži "Praćenje pošiljke");

• Pošiljke 📩

  (Subject zaglavlje sadrži "Nova pošiljka");

• Zahtjevi 📌

  (Subject zaglavlje sadrži "Zahtjev");

• Dostavnice 📯

  (Subject zaglavlje sadrži "Dostavnica").

Ukoliko je sve uspješno podešeno, dostavna obavještenja za konkretne radnje dostave se automatizovano raspoređuju u odgovarajuće fascikle. Direktnim pristupom u fasciklu možete pregledati obavještenja u vezi sa određenom radnjom dostave. Obično uz svaku fasciklu stoji ukupan broj nepročitanih obavještenja. Na primjer, provjeravate fasciklu "Pošiljke 📩" za instrukcije za preuzimanje novih pošiljki.

Primjer 1) Fascikle za organizaciju dostavnih obavještenja

Primjer 2) Pravila za raspoređivanje obavještenja po fasciklama