Konzervacija fascikli

Sistem koristi napredne tehnike digitalnog potpisa kako bi omogućio provjeru validnosti dokumentacije tokom cijelog životnog ciklusa, čak i ako dođe do kompromitacije potpisnog ključa ili isteka certifikata. Automatski se nadgleda status kriptografskih parametara - rukovanje scenarijima poput zastarjevanja algoritama ili smanjenja sigurnosti zbog nedovoljne dužine ključeva, izvršavajući pravovremena ažuriranja kako bi se održala pravna valjanost dokumenata decenijama.

U zavisnosti od privilegija pristupa prijavljenog korisnika, u pregledu konkretne fascikle prikazuje se opcija za konzerviranje. Aktiviranjem ove opcije otvara se prozor za izbor dostupne politike konzervacije i elektronskih dokumenata koji trebaju biti dugoročno konzervirani. Nakon odabira, klikom na dugme "Ok" potvrđujete aktivaciju konzervacije fascikle.

Nakon aktiviranja konzervacije, stvara se nova fascikla sa zasebnim djelovodnim brojem i identičnim sadržajem. Ova nova fascikla je zaključana u skladu sa pravilima iz odabrane politike konzervacije, što uključuje period zadržavanja, mogućnost brisanja nakon isteka tog perioda, kao i mogućnost produžavanja validnosti elektronskih dokumenata.

U zaglavlju konzervirane fascikle prikazani su datum završetka konzervacije, naziv i broj politike. Zaglavlje će biti označeno plavom bojom ako je konzervacija uspješno pokrenuta, ili crvenom bojom ukoliko je došlo do greške, uz detaljan opis greške. Nakon što istekne period konzervacije, zaglavlje će promijeniti boju u zelenu. Ako je u politici označena opcija brisanja, sadržaj fascikle će biti obrisan nakon isteka predefinisanog perioda čuvanja iz politike.

Konzervirane fascikle mogu se pretraživati po određenoj politici konzervacije. Pretraga se izvodi tako što se unosi riječ za pretragu sa specifičnim prefiksom: #K- za sve iz nadređene politike, #EK- za konzervacije sa greškom, #XK- za obrisane fascikle po politici. Nakon prefiksa, unosi se naziv politike. Ova funkcionalnost omogućava precizno pronalaženje fascikli u skladu sa odabranom politikom.

Ako politika konzervacije nije označena kao prinudna u podešavanjima, konzervaciju je moguće prekinuti iz kontekstualnog menija u pregledu svih fascikli. Ova fleksibilnost omogućava korisnicima da upravljaju procesom konzervacije prema potrebama, što je posebno korisno u slučajevima kada više nije potrebno dugoročno čuvanje podataka.

Podešavanja politika konzervacije i provajdera vremenskog žiga su u kontrolnoj tabli.